معرفی روش GTD برای برنامه ریزی

روش GTD چیست؟

روش GTD یک سیستم برنامه ریزیه که این روزها توجه زیادی رو به خودش جلب کرده. پیش فرض این سیستم ساده ست:«ناخودآگاه تو اونقدر قابل اعتماد نیست که کارهات رو یادت بیاره!» اون زمانهایی که وسط اتاق می ایستی و با خودت میگی:«یک کاری می خواستم انجام بدم ولی یادم نمیاد» یا وقتی توی مدرسه همکلاسیت رو میبینی و میدونی میخواستی ازش یک سوال بپرسی ولی اون سوال کلا از ذهنت محوشده، مثالهایی از همین غیرقابل اعتماد بودنه. اسم این روش هم مخفف عبارت «Getting Things Done» هست و هدفش هم دقیقا همین چیزیه که میگه: به ما کمک کنه کارهامون رو به سرانجام برسونیم، البته از یک راه ساده تر! 😊 این روش ساده ست، اما قطعا توی یک پست کوتاه وبلاگی نمیشه توضیحش داد. امروز هدف من اینه که صرفا شما رو باهاش آشنا کنم. امیدوارم این آشنایی منجر بشه به بهبودی در سیستم برنامه ریزی شخصی شما! بولت ژورنال چیست؟

روش GTD چطور کار می کنه؟

این تکنیک بر پایه ی یک سری لیست سوار میشه. شما صرفا یک سری لیست درست میکنید و اونها رو در گذر زمان حفظ می کنید و تاثیرش رو مشاهده می فرمایید! 👀. بریم که با این لیست ها اشنا بشیم:

لیست ورودی (the IN list)

اینجا ایده ها یا وظایفی رو که سر راهت قرار می گیرن ثبت می کنی. مثلا به فکرت میرسه در تاتری که پوسترش رو توی خیابون دیدی شرکت کنی یا معلمت برای آخر هفته تکلیف جدیدی میده. کلا موارد برای ثبت شدن به لیست ورودی فیلتر سفت و سختی ندارن و هرچیزی رو میتونی اینجا بنویسی.

• لیست ورودی میتونه بیشتر از یکی باشه. مثلا یک لیست دستی توی دفترت و یک لیست دیجیتالی برای وقتایی که فقط گوشی دم دستت هست!
• اولین باری که شروع بنوشتن لیست ورودی می کنه قراره خیلی طول بکشه! همه ی کارهایی که باید انجام بشن یا دوست داری انجام بشن یا به هر شکلی توی ذهنت هستن رو بنویس (حتی عوض کردن مسواکت رو)! به اولین بار نوشتن لیست ورودی میگیم مرحله ی خالی کردن مغز!

پردازش لیست ورودی

لیست ورودی باید به صورت پیوسته پردازش بشه، البته قطعا این پردازش در بار اول خیلی طول می کشه 🤷🏻‍♀️ موارد موجود در لیستت رو به ترتیب ورودشون بررسی کن به این شکل که در هر مورد این سوال رو بپرس:

آیا می تونم براش کاری انجام بدم؟ (Is It Actionable)

آیا کاری هست که بتونی برای اون مورد انجان بدی؟ اگر پاسخ منفیه، یکی از راه های زیر رو در پیش بگیر:

• اون مورد رو دور بنداز
• به لیست «شاید/ یک روزی» اضافه ش کن
• فعلا بذار باشه! تا بعدا بهش رسیدگی کنی. در این حالت میتونی منتقلش کنی به تقویم یا به لیست قلقلک!

اگر کاری هست که بتونی برای اون مورد انجام بدی یا نیازه که انجام بدی، این سوال رو بپرس: قدم بعدی چیه؟ این قدم باید فیزیکی و قابل مشاهده باشه! مثلا نمیتونی قدم بعدی رو اینطوری تعریف کنی که :«به فکر پروژه ی آزمایشگاه باش» بلکه باید بگی:«مقاله ی مورد نیاز برای ارائه ی ازمایشگاه رو انتخاب کن» قانون روش GTD اینه که این قدم بعدی باید پروژه را به هدفش نزدیک تر بکنه. پس انتخاب قدم بعدی نیاز به تفکر داره. توی لیست قدم بعدی باید کارهایی رو بنویسی که در هر لحظه می تونی انجامشون بدی. حالا نگاه کن به قدم بعدی ای که نوشتی! آیا انجام دادنش کمتر از دو دقیقه طول می کشه؟ اگه جوابت مثبته پس همین الان انجامش بده! اگر نه، اون رو منتقل کن به لیست در انتظار برای انجام شدن در یک زمان خاص یا کلا در آینده.  

لیست قدم بعدی (the Next Action list)

اسم این لیست رو می تونیم بذاریم «هرچه زودتر بهتر»! به چه دردی می خوره؟ اینکه وقتی تصمیم میگیریم کاری انجام بدیم (به جای دراز کشیدن روی مبل!) به این لیست نگاه می کنیم و انتخاب می کنیم که چکار کنیم!

لیست در انتظار (the WAITING FOR list)

وقتی کاری رو به دیگران محول می کنی، مثلا منتظر پاسخ یک ایمیل هستی یا منتظری همکارت کارش رو تموم کنه تا تو بتونی روی خروجی اون کاری انجام بدی، این لیست به درد می خوره چون تمام این مواارد رو در خودش جا داده. موارد موجود در این لیست باید همه با تاریخ باشه تا برای پیگیری های بعدی به مشکل نخوری. مثلا بتونی به پشتیبانی فروشگاه اینترنتی زنگی بزنی و بگی من در فلان تاریخ سفارشم رو ثبت کردم ولی هنوز ارسال نشده!

پروژه ها

ممکنه مواردی رو در لیست «قدم بعدی» نوشته باشی که خیلی کوچیک یا راحت نیستن! مثلا نوشتی : «راجع به رشته ی علوم شناختی تحقیق کن و این دو تا کتاب رو بخون». چنین موردی مثالی از یک پروژه ست! در روش GTD پروژه به هدفی گفته میشه که نیاز به انجام شدن چندین کار داره تا به سرانجام برسه. توی لیست پروژه ها اسم هر پروژه رو می نویسی با یک توضیج کوتاه. اگه دوست داشتی می تونی خروجی های مورد انتظارت از اون پروژه رو هم ثبت کنی.

تقویم

تقویم مربوط به کارهاییه که باید در یک تاریخ و یا ساعت مشخصی انجام بشن. بنابراین تصب نرم افزار متلب رو نمیتونی توی تقویم بنویسی چون واقعیت اینه که زمان مشخصی نیاز نداره و شاید اون روز که برسه ببینی حسش نیست، اما شرکت در یک کلاس خاص باید در تقویم نوشته بشه! نصب نرم افزار متلب رو در لیست قدم بعدی ثبت کن 😉

زمینه ها (contexts)

زمینه ها برای موارد موجود در لیست مثل تگ عمل می کنن. هدفشون اینه که به ما بگن هر کار مربوط به چه موضوعیه، یا چطور باید انجام بشه و ... . میشه یک لیست قدم بعدی داشت با کلی مورد با زمینه های مختلف یا میشه برای هر زمینه، یک لیست قدم بعدی جدید داشت. من چندتا مثال از کارها و زمینه ی مربوط بهشون در جدول زیر براتون اوردم.

زمینه	مورد
فروشگاه یا اینترنت	برای خونه دستمال کاغذی بخر
خونه یا اینترنت	مقاله ی جدید دکتر رو بخون
همه جا	ماسک بزن

مرورهای هفتگی

از نظر دیوید آلن مرورهای هفتگی یک نکته ی کلیدی برای موفقیت هستند. این مرور ها هر هفته و برای مدت حدود ۳۰ دقیقه انجام میشن. در این مرور ها ما:

• برای هر پروژه حداقل یک قدم بعدی می نویسیم
• تمام موارد لیست قدم بعدی رو بررسی می کنیم و اگر توش کاری وجود داره که میدونیم در طول هفته ی آینده حتی اگر وقت هم داشته باشیم انجامش نمیدیم، اون کار رو به لیست «شاید/یک روزی» منتقل می کنیم یا کلا از دفتر حذفش می کنیم
• لیست «شاید/یک روزی» رو بررسی می کنیم و اگر موردی هست که فکر می کنیم وقت انجام دادنش رسیده، به لیست قدم بعدی یا پروژه ها منتقلش می کنیم

  روش GTD ریزه کاری های بیشتری داره که پیشنهاد می کنم اگر می تونید حتما از روی کتاب اصلی بخونید و یاد بگیرید. یکی از مزیت های این روش قابلیت به کارگیریش در فضای دیجیتال هست و باعث شده روش قدرتمندی به حساب بیاد! حالا که تا اینجا خوندی لطفا نظرت رو برام بنویس! دوست دارین این روش رو امتحان بکنی؟

منابع

کتاب Getting Things Done از آلن دیوید hamberg.no medium.com